إدارة العاملين عن بعد 

ניהול עובדים-03.png

تنظيم قنوات الاتصال

إنشاء روتين اللقاءات 

- قوموا بالدعوة لسلسة من الاجتماعات الأسبوعية بحضور جميع أعضاء الطاقم.
- قوموا بتحديد مواعيد ثابتة لجميع أعضاء الطاقم بحيث تكون مناسبة للمزامنة والتشاور. 

-  قوموا بتنسيق اجتماعات فردية مع كل عضو في الطاقم (من المفضل الالتقاء بكل موظف مرة كل 3 أيام).
- عينوا في يومياتكم لقاءات للاحتفال بأحداث ومناسبات خاصة لدى أعضاء الطاقم (أعياد ميلاد، انهاء مشروع وغير ذلك).

 - شكلوا مجموعة محادثة متخصصة لطاقم العاملين (مثل Slack أو WhatsApp)
- حاولوا التحديد في أية قنوات يتحدث بها أعضاء الطاقم وفي أي حالات. على سبيل المثال، هل يتطلب الأمر مجموعة متخصصة في موضوع / مشروع أو ما العمل عندما يكون لدى شخص ما سؤال عاجل؟
- من المفضل عقد الاجتماعات واللقاءات من خلال المكالمات الصوتية أو من خلال الفيديو، الأمر الذي يسمح بتواصل أعمق من خلال نبرة الصوت ولغة الجسد.
- عليكم تبني القاعدة القائلة: لا تشركوا أعضاء الطاقم بمواد من الشبكة سوى تلك المواد الدقيقة وذات الصلة لهم. 

- يجب تحديد المهام والأهداف الواضحة سوية مع كل موظف/ة.

- يجب توجيه الموظفين لبدء إدارة جداول زمنية يومية وأسبوعية وفقًا لظروف عملهم عن بُعد.
- عليكم أن تصغوا للموظفين الذين لديهم مميزات خاصة، أو يعيشون ظروفًا صعبة. 

تسريع الأدوات الرقمية 

- تأكدوا من أن جميع أعضاء الطاقم على دراية بالأدوات الرقمية المتاحة لهم للعمل عن بعد، وكذلك كيفية استخدامها، وطريقة استعمالها.

- وجّهوا أعضاء الطاقم لفتح خيار المزامنة في اليوميات، حتى يتمكن الجميع من معرفة متى يكون الآخرون متاحين، حيث يسمح ذلك بتنظيم التواجد (يمكن قفل إمكانية مشاهدة اسم الاجتماع من أجل الحفاظ على الخصوصية). 

- تحققوا من وجود أدوات تسمح لكم بقياس الانتاجية وجودة منتجات أعضاء الطاقم العاملين عن بعد وتحديد الضائقة  في الوقت المناسب.

- حددوا العضو من أعضاء الطاقم، ذلك الذي يحتاج إلى دعم أكبر لاعتماد الأدوات الرقمية، وتوجيهه إلى القنوات المناسبة (على سبيل المثال: مجموعة القطاع العام نتواصل معاً عن بعد في الفيسبوك  קהילת מחוברים מרחוק בפייסבוק)

- مرافقة شخصية لأعضاء الطاقم

الإدارة على المستوى الأسبوعي

- الإدارة على المستوى اليومي/ نصف الأسبوعي 

 - يجب افتتاح الأسبوع بتنسيق لمدة قصيرة للتوقعات فيما يتعلق بالتوافر، المهام وترتيب الأولويات لجميع أعضاء الفريق.
- التأكد من عقد اجتماع شخصي مع كل موظف خلال الأسبوع لغرض التحديث بمجريات الأمور. 

- تحققوا من أن كل عضو في الطاقم على دراية بالمهام الموكلة إليه، وطبيعة المنتجات والجداول الزمنية.
- مساعدة كل موظف/ة على ترتيب المهام وتحديد أولوياتها حسب الحاجة.
- المراقبة بشأن التبليغ عن التواجد و/ أو الإبلاغ عن أداء جميع الموظفين عن بعد.

 - ابدأو اليوم بالاطلاع على التوافر، المهام وترتيب أولويات أعضاء الطاقم.
- يجب التأكد من عدم وجود مواضيع "مفتوحة" لم تجد حلولًا لها، والتحقق إذا كانت هناك حاجة لتغييرات في المهام الحالية وفي برنامج العمل. 

- يجب أن تكونوا يقظين لتوافر العاملين خلال يوم العمل وفقا للجداول المحددة في اليوميات.
- عليكم أن تكونوا على دراية بالمستجدات (على سبيل المثال، من خلال رسالة أو محادثة قصيرة) بشأن وضع  كل موظف/ة عن بعد.

- تأكدوا من إشراك الرسائل والتحديث الدائم، بشكل مدروس ومنظم، مع إدارة المؤسسة والمشاركين الأخرين.
- قوموا بإجراء فحص مزاج ومشاعر الموظفين.