عقد اجتماع

قبل الاجتماع

توزيع المهمات

الميسّر- شخص أو شخصان مسؤولان عن إدارة المحادثة وإبراز المضامين.

المساعدة الفنية - مشارك/ة مسؤول/ة عن الأمور الفنية في المحادثة؛ مشاركة الشاشة لدى الحاجة، تحميل مقاطع فيديو، الاستطلاعات والروابط، وما إلى ذلك.

محاضر خارجي - إذا قمتم بدعوة متحدثين من الخارج للمحادثة، فيجب التأكد من أنهم على دراية بقواعد المحادثة المتزامنة، القيام بإعدادهم مسبقًا (حتى مع هذه النصائح)، ومساعدتهم أن يكونوا مستعدين.

تحديد الأوقات

الوقت في لقاء متزامن يختلف عن الوقت في اجتماع عادي؛ ساعة في اجتماع عادي تساوي نصف ساعة في اجتماع متزامن. إذا كان من المفترض أن يستغرق اللقاء أكثر من نصف ساعة، فيجب التأكد من تضمينه استراحة قصيرة.  

استعدوا سلفًا 

في لقاء متزامن، يتم الشعور بكل لحظة، ولذلك من المناسب إعداد مسار الاجتماع والمحتوى الذي سيتضمنه, وبذلك يتم تحديد الوقت والأدوار, المهام وحدود الحديث والنقاش بأفضل طريقة ممكنة.

دعوة مشاركين

لا تنسوا ارسال دعوة إلى محادثة الفيديو (زووم أو تيمز أو ويبيكس، أو أية أداة أخرى مناسبة لكم). 

أرسلوا التعليمات

ينصح به في كل لقاء, خاصة في اللقاء عن بعد. حدد الغرض من الاجتماع، وتقاسم المسؤوليات بين المشاركين والمُنتََج المتوقع. 

خلال اللقاء

سجل اللقاء

يوصى بتسجيل اللقاء, وذلك لكي يتم حفظ المحتوى ومشاهدته لاحقًا.

استخدموا الكاميرا

لا يوجد أفضل من الاطلاع البصري! اطلبوا من الجميع تشغيل الكاميرا - فذلك يساعد على إضفاء الإحساس بالقرب من قبل المشاركين.  

ميسّر جيد

يتولى الميسّر مسؤولية إدارة وتوجيه المحادثة. يهتم الميسّر الجيّد بتفقد مختلف المشاركين في المحادثة، التأكد من إسماع صوتهم، ربط ما يجري في النقاش مع المحادثة، والحفاظ على الجميع في إطار اللقاء. 

"تفننوا" بعض الشيء

احرصوا على الإصغاء والانتباه خلال المحادثة من خلال الجمع بين البرامج الخارجية والنشاط (مقاطع الفيديو، الاستطلاعات الرقمية وغير ذلك) 

العارضة والوسائل

استخدموا عارضة التي سترافقك وذلك لإدراج المزيد من المضامين أثناء اللقاء.

SMALL TALK

قم بتقديم الأجندة وشاركوا الأهداف والغايات من اللقاء في البداية (يفضل أن يكون في شريحة وأن تكون مرئية).

فرق تسد

قسموا المجموعة إلى غرف عمل وإلى مجموعات فرعية. هذه طريقة ممتازة لإشراك الجميع في الاجتماع.

 بعد اللقاء

إرسال توثيق للقاء

إرسال عارضة الاجتماع والتسجيل

التلخيص والمتابعة

تلخيص وتوزيع المهام للمتابعة

انضموا إلينا   

  • Black Facebook Icon