البنية التحتية لعمل فعّال عن بعد

2031007-03.png

 وضع اطار وتحديد النشاطات

تحديد محتويات العمل والقيام بتنسيق التوقعات

أ. بالتعاون مع مديركم/ مديرتكم، حددوا الأهداف والمهام للفترة القريبة القادمة.
ب. قوموا بتحديث
 مدرائكم إذا كان هناك ما ينقصكم من أجل العمل عن بعد.

أ. حددوا سلفًا الإطار الزمني الذي تخططوا العمل فيه كل يوم (نوصي بالتحقق في أية ساعات يخطط بقية أعضاء فريقك و / أو المقابلون لهم، للعمل حتى تتمكنوا من التواصل معهم).
ب. لائموا التوقعات مع باقي أفراد العائلة لأنه خلال هذه الساعات ستكونون منغمسون في "العمل". 

أ. يجب العمل على تطوير مزامنة يومياتكم، حتى يرى الجميع متى تكونون متاحين ومن جهة أخرى أن تروا متى يكون الآخرون متاحين.
ب. إذا كنتم جزءًا من طاقم متخصص لمشروع أو لمهمة ما، فتأكدوا من فتح مجموعة محادثة خاصّة.

ج. من المفضل إجراء اللقاءات والاجتماعات، من خلال الاتصال الصوتي أو عن طريق الفيديو، حيث تُسمع نبرة الصوت وتظهر لغة الجسد.

إنشاء بيئة عمل مناسبة

أ. حددوا لكم زاوية مريحة وممتعة للعمل، وأن تكون منعزلة قدر الإمكان عن الضوضاء والأمور التي تؤثر على التركيز.

ب. في بيئة العمل، من المفضل وجود طاولة مكتب وكرسي مناسبين للجلوس لفترات طويلة.

ج. تأكدوا من أن يكون بحوزتكم جميع المعدات اللازمة للعمل: كمبيوتر عادي أو نقال، إنترنت عالي السرعة، سماعات للأذنين، إلخ.

د. تأكدوا من أن الأدوات الرقمية المطلوبة للعمل بانتظام متاحة في المنزل وجاهزة للعمل كما يجب.

تنظيم قنوات الاتصال 

روتين العمل الأسبوعي 

روتين العمل اليومي 

أ. يجب تحديث المدراء والزملاء بشأن تخطيط ساعات عملكم للأسبوع القريب القادم.

ب. ابدأوا الأسبوع بملاءمة قصيرة للتوقعات مع مديركم/نّ فيما يتعلق بالمهام وبأولوياتكم/ن.

ج. حددوا بوضوح: ما هي المنتجات التي تتوقعون إنتاجها؟ متى تتوقعون أن يتم تقديمها؟ وما هي جودتها؟ 

أ. ابدأوا يومكم بمراجعة ثانية لمدى توافركم وقوموا بتحديث يومياتكم.

ب. راجعوا رسائل البريد الإلكتروني وقائمة مهام وواجبات اليوم وقوموا بإجراء تعديلات على برنامجكم وفقًا لذلك.

ج. قوموا بتحديث المدير وأعضاء الطاقم ذوي الصلة بوضع عملكم. 

د. قوموا بتحديث المدير و/ أو أعضاء الطاقم ذوي الصلة بشأن أي موضوع جديد يُطرح على بساط البحث ويحتاج إلى معالجة خاصة، والإجابة على أسئلة أو تقديم المساعدة.

هـ. خلال اليوم، يجب الحرص على عقد لقاءات قصيرة ومركّزة وفي نهاية كل اجتماع يجب الاهتمام بإرسال التلخيص في البريد الإلكتروني مع تحديد المهام التي تم وضعها. 

و. يجب التبليغ عن ساعات العمل/ التنفيذ، على أساس يومي، من أجل تمكين المدراء من الحصول على صورة للعمل عن بعد أيضًا.